Cómo imprimir etiquetas de agradecimiento desde su libro de visitas funerario

Un libro de visitas funerario se llena en una tarde. Unas 50 personas lo firman en un servicio típico, y un número menor, 15 o quizá 20, anota dónde vive. Dos semanas después la familia está en la mesa de la cocina con una caja de tarjetas de agradecimiento, trabajando de ese libro, rotulando sobres a mano uno por uno y leyendo mal la letra de alguien.

De eso trata esta página: de convertir las direcciones que ya están en el libro en una hoja de etiquetas impresas.

Primero compre la hoja correcta

El material que hay que comprar es Avery® 5160. La propia página de plantillas de Avery la da como 1" x 2-5/8", 30 per sheet — la etiqueta de dirección estándar, tres a lo ancho y diez a lo largo, y la hoja que la mayoría de las oficinas ya tiene guardada en algún cajón.

Una trampa que conviene conocer antes de estar parado en el pasillo de una papelería: la 8160 es la misma etiqueta. Avery lo dice sin rodeos en su página de la 8160 — «son del mismo tamaño, pero las etiquetas 8160 están diseñadas para impresoras de inyección de tinta, mientras que las 5160 están hechas para impresoras láser». Mismo tamaño, misma cuadrícula, mismas treinta por hoja. Distinto recubrimiento para un tipo distinto de impresora. Si compró la caja equivocada no compró el tamaño equivocado, y la hoja va a alinear igual.

Hay una segunda hoja que vale la pena conocer antes de pedir una caja de la primera. La Avery 5162 mide 1-1/3” de alto contra 1” de la 5160 — catorce por página en lugar de treinta, con la dirección en tipo más grande. Cuesta más del doble de papel por sobre. Es la hoja correcta cuando quienes van a recibir las notas van a agradecer la letra más grande. Las dos están en Label printing options (opciones de impresión de etiquetas) dentro de la descarga, donde la elección aparece como 30 per sheet — the usual address label — treinta por hoja, la etiqueta de dirección de siempre — frente a 14 per sheet, larger type — catorce por hoja, tipo más grande.

Exporte las etiquetas

En FuneralGuestbook, abra el servicio y descargue las etiquetas. Lo que regresa es un PDF trazado con la geometría exacta de la 5160 — treinta etiquetas por página, ya posicionadas — para los invitados que dejaron una dirección postal.

La descarga reporta dos números, y lo importante es la distancia entre ellos. Si dice 17 of 52 guests left a mailing address — 17 de 52 invitados dejaron dirección postal — no ha salido nada mal. Un invitado que firma en el iPad en la iglesia escribe su nombre y muchas veces se detiene ahí; un familiar que firma desde el teléfono puede dar una ciudad en lugar de una calle. El libro guarda lo que la gente escribió en él. Cualquier cosa que prometiera una etiqueta por invitado estaría prometiendo algo que el libro no puede contener.

Esa distancia conviene leerla como información y no como una carencia — es la medida más clara de cuánto de su lista de acompañamiento realmente capturó, y es un problema que se arregla aguas arriba, en el momento de la firma, y no aguas abajo en la impresora.

El ajuste de impresión que arruina una hoja

Imprima el PDF al 100%. No en «ajustar a la página» (Fit to page), ni en «reducir páginas grandes» (Shrink oversized pages), ni en «escalar para ajustar» (Scale to fit).

Esta es la forma más común en que una buena hoja sale mal. El ajuste a la página existe porque las impresoras no pueden poner tinta hasta la orilla del papel, así que el visor encoge calladamente toda la página un uno o dos por ciento para que todo quede dentro del área imprimible. En un documento cualquiera nadie lo nota. En una hoja de etiquetas ese encogimiento aleja cada fila un poco más de donde están los troqueles, y el error crece conforme baja por la página: la fila de arriba se ve bien, la de en medio se ve un poco alta, y para la de abajo el texto está montado sobre la separación. Si su primer intento salió corriéndose hacia abajo, casi seguro es por esto, y se arregla con dos clics en lugar de con una plantilla nueva.

El ajuste suele llamarse Tamaño real (Actual Size) en Vista Previa y en Adobe Reader, y 100% o Escala: ninguna (Scale: None) en el diálogo de impresión de un navegador.

Si la hoja de su cajón está a medio usar

Toda funeraria tiene un cajón con hojas de etiquetas a medio usar. Imprimir seis etiquetas en una hoja nueva de treinta significa despegar seis y tirar veinticuatro, así que la exportación puede empezar más abajo en la hoja: abra Label printing options y ponga Start at label (empezar en la etiqueta) en el número de posiciones que quiere dejar en blanco.

Cuéntelas como las llena la impresora — primero arriba a la izquierda, a lo ancho de cada fila, y luego hacia abajo. Si ya se usaron las primeras cuatro, salta cuatro. Si cuenta mal, la impresión cae sobre el papel de respaldo y no sobre una etiqueta, así que vale la pena contar dos veces; una hoja nueva sin saltos siempre es la respuesta segura, y es lo que hace la descarga sencilla.

Imprima primero una página en papel común

Antes de comprometer una hoja de etiquetas, imprima la página uno en papel común y sosténgala contra una hoja de etiquetas en blanco a contraluz. Los troqueles deben quedar dentro de los rectángulos impresos con un poco de holgura por todos lados. Toma veinte segundos y es la diferencia entre encontrar un problema de escala en una hoja de papel para copias y encontrarlo en las treinta etiquetas que tiene.

Si alinea en papel común, va a alinear en las etiquetas.

Qué hace con ellas

Despegar y pegar. Las etiquetas llevan el nombre y la dirección postal del invitado tal como quedaron escritos en el libro, así que el sobre va dirigido a la persona que la familia recuerda firmando, y no a un registro de domicilio sacado de otra parte.

Todo el sentido de hacerlo así es que nadie de la familia se siente a copiar treinta y una direcciones de la letra de otras personas dos semanas después de un funeral. Ahí es donde los agradecimientos dejan calladamente de enviarse — no porque alguien decidiera no mandarlos, sino porque la entrada era un montón de escritura a mano y la semana se fue. Quite la transcripción y las notas se escriben.